各系（院、部）、處室：
為做好2022年度學院各類文件材料的歸檔工作，確保各類材料及時、準確、完整歸檔，集中統一管理，現將有關事宜通知如下：
一、歸檔范圍
（一）2021年期間，各系（院、部）、處室在學習、工作、活動中直接形成的能反映學院發展的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的各類文件材料。
（二）各系（院、部）、處室自己產生的重要文件材料須歸檔。
（三）歷年未移交或未完全移交的檔案，請各系（院、部）、處室認真檢查，盡快完成檔案移交工作。
二、歸檔要求
（一）各系（院、部）、處室負責人要切實加強對本部門歸檔工作的領導，兼職檔案員要認真履行職責，做好本部門歸檔材料的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件材料的完整、齊全，并按時移交，任何單位和個人不得將應歸檔材料據為己有。
（二）凡產生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責歸檔，相關部門協助提供材料。
（三）重要請示類文件材料如已答復，須附上相關批復材料。各部門有關報表、名冊、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的，以冊（本）為單位移交。
（四）歸檔的文件材料須是原件，復印件原則上不歸檔。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料，必須按要求整理后方可移交。
（五）歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不缺頁、漏項。
（六）涉密文件的移交目錄須分開填寫，嚴禁使用計算機錄入。
（七）加強電子文件的收集工作，由各職能部門向上級主管部門上報的各類表格經系統生成后應留存一份打印稿，以便歸檔。報批的個人獎勵、優秀等審批表由相關職能部門移交。
（八）歸檔文件材料的整理要求
1.歸檔的文件材料，以“件”為單位，按照正文在前、發文稿紙、定稿的順序進行整理，歸檔文件可用回形針、鳳尾夾等整理，嚴禁使用訂書針、大頭針、膠水等裝訂，以免造成文件材料頁面的破損，確保文件材料的完整性。
2.所有歸檔的文件材料須用鉛筆進行頁碼編寫，凡是有文字、圖表的頁面均要編寫頁碼，正面編在右上角，背面編在左上角，空白頁面不編寫，（完整印裝成冊并編有頁碼的，文件原有頁碼與擬編頁碼相同的，可保持原有頁碼，不再重復編寫）每份文件均從“1”開始編寫頁碼。
（九）歸檔圖像的整理要求
1.歸檔圖像是指各（系）部、各單位在學習、工作、活動中直接形成的照片和視頻資料等（如：學院新聞主頁上的活動照片、重大節日、慶典活動時的照片和視頻資料等）。
2.歸檔的照片和視頻資料必須圖像清晰、反映事件清楚完整。歸檔照片紙質版沖洗規格：5寸彩照（紙質版、電子版同時歸檔）；視頻資料刻錄成光盤直接歸檔。
（十）歸檔文件目錄填寫說明
1.序號：歸檔文件材料序號順序必須與實際歸檔文件材料的排列順序一致。
2.檔號：由學院檔案管理部門負責填寫。
3.責任者：填寫制發文件機關的名稱或個人姓名，一般以文件的蓋章或署名為準，機關應填寫全稱或通用簡稱；字體采用宋體5號字體，兩個以上責任者采用宋體6號字體。
4.文號：填寫文件的發文字號，填寫時應照實抄錄，不得省略其中的某一部分或改動，無文號的文件材料此項不填。
5.題名：按照文件原題名錄入，不得省略或變更，無標題或標題不能揭示文件內容的文件，要自擬標題填寫，外加“[ ]”以示自行擬制，字體采用宋體5號字體。
6.日期：填寫文件的形成時間，一般以落款時間為準。
7.密級：文件密級按文件實際標注情況填寫，沒有密級的，不用填寫。
8.頁數：填寫每份文件的總頁數，總頁數以文件材料的最后一個頁號為準。
9.備注：必要時簡要注釋需要說明的特殊情況，需要說明的內容較多時，應填寫在備考表內。
三、歸檔程序
1.檔案移交時，交接雙方當面檢查，檔案室工作人員按文件材料歸檔要求進行驗收，按要求整理合格后，雙方確認后辦理移交手續。
2.歸檔部門移交檔案材料時必須根據移交類型填寫相應的“檔案歸檔文件目錄”。
3.歸檔目錄電子和紙質目錄齊全。
四、移交時間、地點
各系（院、部）、處室兼職檔案員按歸檔要求進行收集整理后，于2022年6月30日前移交學院檔案室，并填寫檔案移交（接收）登記表一式兩份，移交時雙方簽字確認，各執一份留存備查。
聯系人：王團 聯系電話：87625171；
張曉培、孫麗 聯系電話：87625351
附件：立卷歸檔制度
辦公室
2022年5月6日
